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企業(yè)內(nèi)部控制的基本方式

內(nèi)部控制的基本方式主要有:組織規(guī)劃控制、授權(quán)批準(zhǔn)控制、預(yù)算控制、實(shí)物控制、成本控制、風(fēng)險(xiǎn)控制和審計(jì)控制。

(一)組織規(guī)劃控制
根據(jù)內(nèi)部控制的要求,單位在確定和完善組織結(jié)構(gòu)的過(guò)程中,應(yīng)當(dāng)遵循不相容職務(wù)相分離的原則、所謂不相容職務(wù),是指那些如果由一個(gè)人或一個(gè)部門擔(dān)任,既可能 弄虛作假,又能夠自己掩蓋其舞弊行為的職務(wù)。單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)通常可以劃分為五個(gè)步驟:即授權(quán)、簽發(fā)、核準(zhǔn)、執(zhí)行和記錄。一般情況下,如果上述每一步驟由相 對(duì)獨(dú)立的人員(或部門)實(shí)施,就能夠保證不相容職務(wù)的分離,便于內(nèi)部控制作用的發(fā)揮。而組織規(guī)劃控制主要包括兩個(gè)方面:
1、不相容職務(wù)的分離
如會(huì)計(jì)工作中的會(huì)計(jì)和出納就屬不相容職務(wù),需要分離。應(yīng)當(dāng)加以分離的職務(wù)通常有:授權(quán)進(jìn)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離;執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)與審核該項(xiàng)業(yè) 務(wù)的職務(wù)要分離;執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)與記錄該項(xiàng)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離;保管某項(xiàng)財(cái)產(chǎn)的職務(wù)與記錄該項(xiàng)財(cái)產(chǎn)的職務(wù)要分離等等。不相容職務(wù)分離是基于這樣的假 設(shè),即兩個(gè)人無(wú)意識(shí)同犯一個(gè)錯(cuò)誤的可能性很小,而一個(gè)人舞弊的可能性要大于兩個(gè)人。如果突破這個(gè)假設(shè),不相容職務(wù)的分離就不能起到控制作用。
2、組織機(jī)構(gòu)的相互控制
一個(gè)單位根據(jù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的需要而分設(shè)不同的部門和機(jī)構(gòu),其組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置和職責(zé)分工應(yīng)體現(xiàn)相互控制的要求。具體要求是:各組織機(jī)構(gòu)的職責(zé)權(quán)限必須得到授權(quán), 并保證在授權(quán)范圍內(nèi)的職權(quán)不受外界干預(yù);每類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在運(yùn)行中必須經(jīng)過(guò)不同的部門并保證在有關(guān)部門進(jìn)行相互檢查;在對(duì)每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的檢查中,檢查者不應(yīng)從 屬于被檢查者,以保證被檢查出的問(wèn)題得以迅速解決。

(二)授權(quán)批準(zhǔn)控制
授權(quán)批準(zhǔn)控制指對(duì)單位內(nèi)部部門或職員處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的權(quán)限控制。單位內(nèi)部某個(gè)部門或某個(gè)職員在處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí),必須經(jīng)過(guò)授權(quán)批準(zhǔn)才能進(jìn)行,否則就無(wú)權(quán)審批。 授權(quán)批準(zhǔn)控制可以保證單位既定方針的執(zhí)行和限制濫用職權(quán)。授權(quán)批準(zhǔn)有一般授權(quán)和特定授權(quán)兩種形式:一般授權(quán)是對(duì)辦理一般經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)權(quán)利等級(jí)和批準(zhǔn)條件的規(guī) 定,通常在單位的內(nèi)部控制中予以明確;特別授權(quán)是對(duì)特別經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理的權(quán)利等級(jí)和批準(zhǔn)條件的規(guī)定,如當(dāng)某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的數(shù)額超過(guò)某部門的批準(zhǔn)權(quán)限時(shí),只有經(jīng) 過(guò)特定授權(quán)批準(zhǔn)才能處理。授權(quán)批準(zhǔn)控制的基本要求是:首先,要明確一般授權(quán)與特定授權(quán)的界限和責(zé)任;其次,要明確每類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)程序;再次,要建 立必要的檢查制度,以保證經(jīng)授權(quán)后所處理的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的工作質(zhì)量。

(三)預(yù)算控制
預(yù)算控制是內(nèi)部控制的一個(gè)重要方面,包括籌資、融資、采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售、投資、管理等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過(guò)程。對(duì)單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)編制詳細(xì)的預(yù)算和計(jì)劃,并通過(guò) 授權(quán),由有關(guān)部門對(duì)預(yù)算或計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行控制,其基本要求是:第一,所編制預(yù)算必須體現(xiàn)單位的經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo),并明確責(zé)任。第二,預(yù)算在執(zhí)行中,應(yīng)當(dāng)允 許經(jīng)過(guò)授權(quán)批準(zhǔn)對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整,以便預(yù)算更加切合實(shí)際。第三,應(yīng)當(dāng)及時(shí)或定期反饋預(yù)算的執(zhí)行情況。

(四)實(shí)物資產(chǎn)控制
實(shí)物資產(chǎn)控制主要包括限制接近控制和定期清查控制兩種,這是對(duì)單位實(shí)物資產(chǎn)安全采取的控制措施。主要有兩條:第一,限制接近,以嚴(yán)格控制對(duì)實(shí)物資產(chǎn)及與實(shí) 物資產(chǎn)有關(guān)的文件的接觸,如現(xiàn)金、銀行存款、有價(jià)證券和存貨等,除出納人員和倉(cāng)庫(kù)保管人員外,其他人員則限制接觸,以保證資產(chǎn)的安全。第二,定期進(jìn)行實(shí)物 資產(chǎn)清查,保證實(shí)物資產(chǎn)實(shí)有數(shù)量與賬面記載相符,如賬實(shí)不符,應(yīng)查明原因,及時(shí)處理。除上述外,實(shí)物資產(chǎn)控制從廣義上說(shuō),還包括對(duì)實(shí)物資產(chǎn)的采購(gòu)、保管、 發(fā)貨及銷售全過(guò)程進(jìn)行控制。

(五)成本控制
現(xiàn)代成本控制可分為“粗放型”和“集約型”兩種。粗放型成本控制,是指在生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品工藝不變的情況下,單純依靠減少耗用材料,合理下料來(lái)降低成本的成 本控制法;集約型成本控制,是指依靠提高技術(shù)水平來(lái)改善生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品工藝,從而降低成本的控制法。這兩種方法結(jié)合起來(lái),就是現(xiàn)代成本控制。

(六)風(fēng)險(xiǎn)控制
風(fēng)險(xiǎn)控制就是盡可能地防止和避免出現(xiàn)不利的結(jié)果。風(fēng)險(xiǎn)按其形成的原因一般可分為經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)兩類:
1、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)是指因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方面的原因給企業(yè)盈利帶來(lái)的不確定性。由于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的許多方面都會(huì)受到來(lái)源于企業(yè)外部和內(nèi)部諸多因素的影響,因 此具有很大的不確定性,而這些不確定性,會(huì)引起企業(yè)的利潤(rùn)或利潤(rùn)率的高低變化,從而給企業(yè)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)變化情況來(lái)源于企業(yè)外部,盡管如此,企業(yè)仍應(yīng) 采用有效的內(nèi)控措施加以防范。
2、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)又稱籌資風(fēng)險(xiǎn),是指由于舉債而給企業(yè)財(cái)務(wù)成果帶來(lái)的不確定性。企業(yè)舉債經(jīng)營(yíng),全部資金中除自有資金外還有一部分借入資金,這會(huì)對(duì)企 業(yè)自有資金的盈利能力造成影響;同時(shí),借入資金需還本付息,一旦無(wú)力償還到期債務(wù),企業(yè)便會(huì)陷入財(cái)務(wù)困境甚至破產(chǎn)。當(dāng)企業(yè)息稅前資金利潤(rùn)率高于借入資金利 息率時(shí),使用借入資金獲得利潤(rùn)除了補(bǔ)償利息外還有剩余,因而使自有資金利潤(rùn)率提高。但是,若企業(yè)息稅資金利潤(rùn)率低于借入資金利潤(rùn)率,這時(shí),使用借入資金獲 得的利潤(rùn)還不夠支付利息,還需要?jiǎng)佑米杂匈Y金的一部分利潤(rùn)來(lái)支付利息,從而使自有資金利潤(rùn)降低,使企業(yè)發(fā)生虧損,甚至招致破產(chǎn)的危險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)即為籌資風(fēng) 險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)程度的大小受借入資金對(duì)自有資金比例的影響,借入資金比例越大,風(fēng)險(xiǎn)程度隨之增大,借入資金比例越小,風(fēng)險(xiǎn)程度也隨之減少。對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的控 制,關(guān)鍵是要保證有一個(gè)合理的資金結(jié)構(gòu),維持適當(dāng)?shù)呢?fù)債水平,既要充分利用舉債經(jīng)營(yíng)這一手獲取財(cái)務(wù)杠桿收益,提高自有資金盈利能力;同時(shí)要注意防止過(guò)度舉 債而引起財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的增大,這是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié),必須采取必要的措施防范籌資風(fēng)險(xiǎn)。

(七)審計(jì)控制
審計(jì)控制主要是指內(nèi)部審計(jì),內(nèi)部審計(jì)是對(duì)會(huì)計(jì)的控制和再監(jiān)督。對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行內(nèi)部審計(jì),既是內(nèi)部控制的一個(gè)組成部分,又是內(nèi)部控制的一種特殊形式。內(nèi)部審 計(jì)是在一個(gè)組織內(nèi)部對(duì)各種經(jīng)營(yíng)活動(dòng)與控制系統(tǒng)的獨(dú)立評(píng)價(jià),以確定既定政策的程序是否貫徹,建立的標(biāo)準(zhǔn)是否遵循資源的利用、是否合理有效、以及單位的目標(biāo)是 否達(dá)到。內(nèi)部審計(jì)的內(nèi)容十分廣泛,一般包括內(nèi)部財(cái)務(wù)審計(jì)和內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)對(duì)會(huì)計(jì)資料的監(jiān)督、審查,不僅是內(nèi)部控制的有效手段,也是保證會(huì)計(jì)資 料真實(shí)、完整的重要措施。根據(jù)內(nèi)部控制的基本原理和我國(guó)會(huì)計(jì)工作實(shí)際情況,新《會(huì)計(jì)法》規(guī)定,各單位應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督制度中明確“對(duì)會(huì)計(jì)資料定期進(jìn)行內(nèi) 部審計(jì)的辦法和程序”,以使內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)或內(nèi)部審計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)資料的審計(jì)工作制度化和程序化。

 
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